tiltulo 2 de la actiividad 3

- ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

Cuando entregue su cargo deberá entregar de forma organizada, inventariada todos lo documento para facilitar  la continuidad de la gestión pública.

La entre o recibo de de los documentos de hará referido a la tabla de retención documental.

- Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.

·         Colocar entidades responsables

·         Colocar nombre completo razón social

·         Colocar nombre de la independencia a consignar

·         Nombre de la unidad administrativa de mayor gerarquia

·         colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación

·         Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

·         Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente

·         Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias

·         Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos

·         anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos

·         Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento)

·         Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento

·         anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita

·         Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc

·         debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación

·         ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo

·         ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo

·         RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo

ENTIDAD REMITENTE		HOJA No. DE
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA		REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA		AÑO	MES	DIA	N.T.
OBJETO
		N.T. = Número de Transferencia

NÚMERO DE

CÓDIGO

Nombre de las Series, subseries o Asuntos

FECHAS EXTREMAS

Unidad de Conservación

Número de

Soporte

Frecuencia de

Notas

ORDEN

Inicial

Final

Caja

carpeta

Tomo

Otro

Folios

consulta

Elaborado por______________________________	Entregado por__________________________	Recibido por_____________________________
Cargo______________________________	Cargo______________________________	Cargo______________________________
Firma_______________________________	Firma_______________________________	Firma_______________________________
Lugar___________ Fecha ______________	Lugar______________ Fecha__________	Lugar_____________ Fecha____________

- ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?

La persona que se encuentre en el cargo de la entrega y recibo de los archivos se hará responsable de todo documento dado.

El funcionario a cargo debe estar presente en la entrega y recibo de documentos y en constancia deberá firmar el acta d entrega de documentos.

Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.

El encargado deberá designar el funcionario titular que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes.

Si no cumple con los requisitos de retiro de documento la persona encargada deberá responder de forma legal ante las autoridades competentes

El archivo general podrá hacer inspección para verificar el cumplimiento del oficio.

El acuerdo presente se cumplirá de lo contrario se observaras los casos contrarios.