actividad de producir y trasmitar documentos

Actividad de producir y tramitar documentos

¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?

R: los objetivos de la comunicación escrita es que no esta sometida a los conceptos de espacio y tiempo.

Aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical.

Lleva mucha creatividad y sensibilidad.

Con esta comunicación escrita se pude saber la forma en que la persona redacta un escrito.

-¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos.

R: según entendemos son varias clases de documentos como por ejemplo:

Acta: documento redactado con unas características internas y externas que lo validan, para consignar la realización de un acto o constancia de un hecho.

Certificado: se inicia por el nombre y cargo de quien certifica, su función es dar fe, por lo que serán siempre los secretarios los que certifican con visto bueno del responsable superior. En la parte central está aquello que se certifica encabezado por  “Certifico”. Se cierra con “y para que conste en… a…”. En ocasiones se establecen los límites de lo que se certifica.

Expediente: unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

  Extracto: Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes.

     Oficio: Documento breve, se escribe en papel cuartilla, generalmente vertical, con membrete y en la parte izquierda tiene un margen amplio para las diligencias. Se encabeza con el tratamiento de la persona a la que va dirigido. El texto es breve y con alguna exposición. Finaliza con la fecha completa, antefirma, cargo y dependencia. Siempre en la parte final irá la dirección con el cargo que ostente el destinatario. Puede ser:

o       Oficio de remisión: se reenvía algo

o       Oficio de presentación

o       Oficio de traslado

-Diferencie entre preservar y conservar.

R: la diferencia entre estos dos temas es que preservar consiste en el mantenimiento intacto de conjuntos ecológicos dentro de sus ambientes, mientras conservar consiste en el uso racional de los recursos naturales.

Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación

R:

¿Qué es un organigrama?

R: Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

§  Desempeña un papel informativo.

§  Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

§  Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

§  Debe contener únicamente los elementos indispensables.

-¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?

R: Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. 

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

-Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia

R:

Conceptualice autoridad y conducto regular.

R: quiere decir que es el poder del mejor poder. La autoridad está unida a la legitimidad, dignidad, calidad, excelencia de una institución o de una persona. 

Conducto regular, es la cadena jerárquica por así decirlo para notificar, aprobar acciones o situaciones según su importancia, por ejemplo, un problema en un colegio, el alumno notifica el problema al profesor, el profesor lo notifica a la coordinación correspondiente, y de aquí se lleva a rectoría, si es muy grave, en casos menores la solución se encuentra en el maestro o en la coordinación, es como el oren que se le da al manejo de diversas situaciones.